Laatst bijgewerkt: 16 May 2018.
GroupDocs en de GDPR
Op 25th mei 2018 begon de Europese Unie haar Algemene Verordening Gegevensbescherming (GDPR) af te dwingen. Deze heeft invloed op hoe bedrijven gegevens van Europese personen verzamelen en verwerken. Hoewel GroupDocs een Australisch bedrijf is zonder Europese entiteit, hecht het waarde aan de rechten van zijn gebruikers en klanten en hun persoonlijke gegevens, ongeacht hun locatie. Daarom werken we hard om aan deze regels te voldoen in al onze systemen en processen.
Deze pagina geeft een overzicht van de door de GDPR beschreven rollen, de verantwoordelijkheden van elke partij en de inspanningen die we nemen om deze aanbevelingen te ondersteunen.
GroupDocs als gegevensverwerker
Wanneer u onze diensten gebruikt, kunt u bestanden uploaden voor verwerking via onze Cloud‑API‑platformen, en kunt u ons Support‑team bestanden sturen voor foutopsporing of ondersteuningsdoeleinden. Vanwege de aard van onze producten en diensten kunnen uw bestanden informatie over uw cliënten bevatten. Hoewel deze onder de vertrouwelijkheidsclausules in onze EULA vallen, bevestigen de komende updates van onze Gebruiksvoorwaarden en Privacy‑beleid deze rechten nog verder.
Dit zijn uw gegevenssubjecten, en u wordt beschouwd als de verwerkingsverantwoordelijke voor deze persoonlijke gegevens. Onze Gebruiksvoorwaarden en Privacy‑beleid verwijzen naar deze gegevens als Klantgegevens.
Het gebruik van GroupDocs‑diensten om uw Klantgegevens te verwerken betekent dat u GroupDocs hebt aangesteld als gegevensverwerker om bepaalde gegevensverwerkingsactiviteiten namens u uit te voeren. Artikel 28 van de GDPR stelt dat de relatie tussen de verwerkingsverantwoordelijke en de verwerker schriftelijk moet worden vastgelegd (elektronische vorm is acceptabel volgens sub‑paragraaf (9) van Artikel 28). Onze Gebruiksvoorwaarden en Privacy‑beleid dienen ook als uw gegevensverwerkingsovereenkomst met GroupDocs. Ze bevatten de instructies die u aan GroupDocs geeft met betrekking tot de verwerking van de persoonlijke gegevens die u beheert en leggen de rechten en verantwoordelijkheden van beide partijen vast. GroupDocs verwerkt uw Klantgegevens uitsluitend op basis van uw instructies als verwerkingsverantwoordelijke.
Gegevensoverdracht
Wanneer gegevens door verwerkers buiten de Europese Economische Ruimte (EER) worden overgedragen, stelt de GDPR strenge eisen aan het verplaatsen van gegevens buiten het beschermingsgebied.
Aangezien GroupDocs een Australisch bedrijf is zonder Europese entiteit, neemt de verwerkingsverantwoordelijke de enige beslissing om gegevens over te dragen naar GroupDocs, dat in Australië (buiten de EER) is gevestigd en waarvan de technische infrastructuur in de VS is ondergebracht. Wanneer we sub‑verwerkers inschakelen, doen we dit op een weloverwogen manier, rekening houdend met de juridische aspecten van de overdracht op elk moment.
We houden een actuele lijst van sub‑verwerkers bij in onze Gebruiksvoorwaarden. Dit zorgt voor volledige transparantie over onze overdrachten en de verwerkers die we gebruiken. We leggen uit welke gegevens we overdragen en voor welk doel. We werken alleen met sub‑verwerkers die ofwel gecertificeerd zijn onder het EU‑VS Privacy Shield‑kader of die de standaardcontractbepalingen van de EU‑commissie voor gegevensoverdrachten met ons hebben ondertekend.
Als u vragen heeft over deze punten, kunt u contact met ons opnemen via privacy@aspose.com.
GroupDocs als verwerkingsverantwoordelijke
GroupDocs treedt op als verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonlijke gegevens die we over u verzamelen, de gebruiker van onze web‑apps en website, de koper van onze producten of diensten.
Ten tweede verwerken we gegevens om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen (GDPR Artikel 6(1)(c)) — dit betreft voornamelijk financiële gegevens en informatie die nodig is om onze verantwoordingsverplichtingen na te komen.
Ten derde verwerken we uw persoonlijke gegevens voor onze legitieme belangen in overeenstemming met GDPR Artikel 6(1)(f).
Wat wordt bedoeld met ‘legitieme belangen’?
- Het verbeteren van onze producten en diensten op een manier die voor u nuttig is.
- Het waarborgen dat uw gegevens en de systemen van GroupDocs betrouwbaar, veilig en beschermd zijn.
- Verantwoordelijke marketing van onze producten, diensten en hun functionaliteiten.
- De mogelijkheid om de overeenkomst die we met u, onze klant, aangaan te vervullen.
Als verwerkingsverantwoordelijke voor uw persoonlijke gegevens is GroupDocs toegewijd aan het respecteren van uw rechten onder de GDPR. Heeft u vragen, neem dan contact op met onze Functionaris Gegevensbescherming via dpo@aspose.com.
Wat doet GroupDocs voor de GDPR?
GroupDocs respecteert de privacy van zijn klanten en hun cliënten. Daartoe hebben we zowel technische als organisatorische maatregelen geïmplementeerd en blijven we deze verbeteren in lijn met de GDPR om een juiste verwerking van persoonlijke gegevens te waarborgen.
Interne processen, beveiliging en gegevensoverdracht
We hebben onze interne processen en operaties geëvalueerd om er zeker van te zijn dat we de gegevens die door onze systemen stromen in kaart brengen en auditen. We implementeren functionaliteit in al onze belangrijkste klantgerichte systemen om te voldoen aan de principes van Privacy by Design. Toegang tot Klantgegevens gebeurt uitsluitend met toestemming van onze klanten en is altijd beperkt en specifiek afgestemd op de overeenkomst tussen GroupDocs en de betrokken klant.
Onze interne procedures en logboeken zorgen ervoor dat we voldoen aan de verantwoordingsvereisten van de GDPR.
We nemen zelden nieuwe derde‑partijdiensten op, maar wanneer we dat wel doen, hanteren we een intern proces om deze leveranciers te beoordelen op hun beveiligings‑ en privacy‑aspecten. We houden het aantal sub‑verwerkers tot een minimum, waar mogelijk door onze eigen technologie en infrastructuur voor verwerking te gebruiken.
Vermogen om verzoeken van betrokkenen uit te voeren
Het eigenaarschap van hun persoonlijke gegevens door de betrokkenen staat centraal in de GDPR. We werken aan een plan om te reageren op verzoeken van betrokkenen om hun gegevens te verwijderen, te wijzigen of over te dragen. Dit betekent dat onze Customer Support‑specialisten, samen met de engineers die hen ondersteunen, goed voorbereid zijn om u te helpen bij alle zaken die uw persoonlijke gegevens betreffen.
Documentatie
Onze Gebruiksvoorwaarden en Privacy‑beleid worden regelmatig bijgewerkt om ervoor te zorgen dat we voortbouwen op het goede werk dat we op dit gebied altijd hebben geleverd. Aangezien deze documenten de basis vormen van onze relatie met u, is het van het grootste belang dat we uw rechten hierin open en duidelijk uitleggen.
Training en bewustwording
Training en bewustwording over de GDPR, het omgaan met en verwerken van Persoonlijke Gegevens, zijn door het hele GroupDocs‑bedrijf gecommuniceerd. Elk lid van het GroupDocs‑team is zich bewust van de kwesties en ons beleid met betrekking tot naleving van de GDPR en andere privacy‑gerelateerde zaken. We hebben deze training geïntegreerd in de onboarding‑vereisten voor nieuwe teamleden en plannen regelmatig opfriscursussen.
Wij geloven dat de bovenstaande aanpak bij het naleven van de GDPR volledig in lijn is met de doelstellingen en de beoogde impact ervan.